כל בעל עסק שמציע שירותים בתיאום תורים מכיר את התסכול הזה: אתה מחכה ללקוח שנקבע לשעה 10:00, השעה 10:15 ואין לקוח באופק. התור הבא שלך מתחיל ב-11:00, והנה נוצר לך חור בלוח הזמנים שאי אפשר למלא. כל זה קורה כי הלקוח פשוט שכח שיש לו תור.
ביטולי תורים של הרגע האחרון ולקוחות ששוכחים להגיע יכולים לפגוע ברצינות ברווחיות העסק שלך. הפתרון? מערכת תזכורות יעילה שתזכיר ללקוחות על התור המתקרב ותעודד אותם לבטל בזמן אם הם לא יכולים להגיע.
כאן נכנסת Plannie – מערכת ניהול תורים חכמה ששולחת אוטומטית תזכורות SMS ללקוחות שלך. אבל מה אם אתה רוצה גם לשלוח הודעות תזכורת נוספות או להתאים אישית את הנוסח? הכנו עבורך 5 טמפלטים מוכנים לשימוש שיחסכו לך זמן יקר ויבטחו שהלקוחות שלך לא ישכחו את התור.
למה כדאי לשלוח תזכורות לקביעת תור?
לפני שנצלול לתוך הטמפלטים, בואו נבין למה תזכורות הן כלי כל כך חשוב:
חיסכון בזמן וכסף: כל תור שמתבטל ברגע האחרון זה הכנסה שאבדה לך. תזכורת יכולה למנוע ביטולים מיותרים או לחלופין לתת ללקוח הזדמנות לבטל בזמן כדי שתוכל למלא את המקום.
שיפור חווית השירות: לקוח שמגיע בזמן ומוכן לטיפול זה לקוח מרוצה יותר. הוא לא ימהר, לא יהיה לחוץ, ויוכל להנות מהשירות שלך במלואו.
בניית מקצועיות: תזכורות מראות ללקוח שאתה מתארגן ומקצועי. זה מעלה את הרושם שלו ממך ומגביר את הסיכוי שהוא יחזור ויפנה חברים.
הטמפלטים: מוכנים לשימוש ולהתאמה
לפני שנצלול לטמפלטים, חשוב לזכור שכל עסק וכל תחום מקצועי דורש גישה מעט שונה. אפליקציה לקוסמטיקאיות מאפשרת ניהול מדויק של טיפולים שונים בזמנים שונים ומעקב אחר לקוחות קבועים, בעוד אפליקציה לספרים מייעלת את ניהול התורים במספרות ומאפשרת רישום של סוגי תספורות קודמים.
באופן דומה, אפליקציה לניהול תורים ללק ג'ל מאפשרת למומחי הלק ג'ל לנהל את זמני הטיפולים בדייקנות תוך התחשבות בזמני ייבוש שונים, ואילו אפליקציה לניהול תורים למסאז'יסטים מסייעת בארגון זמני טיפולים לפי סוגי מסאז' והקצאת זמני התאוששות בין לקוחות. לתחומים הדורשים רגישות מיוחדת, כמו אפליקציה לפסיכולוגים, נדרשת מערכת מאובטחת ודיסקרטית שמאפשרת יצירת זמני חיץ בין פגישות לתיעוד ועיבוד החומר הטיפולי.
הטמפלטים שלהלן מותאמים לכל סוגי העסקים הללו, עם דוגמאות ספציפיות לכל תחום: אישית
טמפלט #1: תזכורת קלאסית ופשוטה
מתי להשתמש: מתאים לכל סוג של עסק ושירות. אידיאלי למי שרוצה הודעה קצרה ולעניין.
הטקסט:
שלום [שם הלקוח] 👋
תזכורת לתור שלך מחר ([תאריך]) בשעה [שעה] עבור [סוג השירות].
📍 כתובת: [כתובת העסק]
📞 לביטולים: [מספר טלפון]
מחכים לראות אותך!
[שם העסק]
למה זה עובד: ההודעה קצרה וברורה, כוללת את כל המידע החשוב ונותנת אפשרות לביטול בזמן.
דוגמאות התאמה לפי תחומים:
- לקוסמטיקאיות: "תזכורת לטיפול פנים + עיצוב גבות מחר"
- לספרים: "תזכורת לתספורת וטיפול צבע מחר"
- למסאז'יסטים: "תזכורת למסאז' טיפולי (90 דקות) מחר"
- לפסיכולוגים: "תזכורת לפגישה טיפולית מחר"
טמפלט #2: תזכורת עם הוראות הגעה
מתי להשתמש: מתאים לעסקים שנמצאים במקומות קצת יותר קשים למציאה, או כשיש הוראות חנייה מיוחדות.
הטקסט:
היי [שם הלקוח]!
תזכורת לתור המיוחל שלך מחר ([תאריך]) בשעה [שעה] ל[סוג השירות] 💆♀️
📍 מיקום: [כתובת העסק]
🅿️ חנייה: [הוראות חנייה]
🚶♂️ הגעה: [הוראות הגעה קצרות]
💡 טיפ: הגיעו 5 דקות מוקדם כדי להרגיש רגועים ומוכנים לטיפול
לביטולים: [מספר טלפון]
[שם העסק]
למה זה עובד: נותן ללקוח ביטחון שהוא יגיע בזמן למקום הנכון, וזה מפחית חרדות ומבטיח הגעה בזמן.
דוגמאות התאמה לפי תחומים:
- לקוסמטיקאיות: "💡 טיפ: הסירו עדשות מגע 30 דקות לפני טיפול העיניים"
- למומחי לק ג'ל: "💡 טיפ: הגיעו עם ציפורניים נקיות ללא שאריות לק קודם"
- למסאז'יסטים: "💡 טיפ: הימנעו מארוחה כבדה שעתיים לפני המסאז'"
- לפסיכולוגים: "💡 טיפ: הגיעו 5 דקות מוקדם למיקום שקט ופרטי"
טמפלט #3: תזכורת עם הכנות מיוחדות
מתי להשתמש: מתאים לטיפולי יופי, טיפולים רפואיים או כל שירות שדורש הכנה מיוחדת מהלקוח.
הטקסט:
שלום יקר/ה [שם הלקוח] ✨
תזכורת ידידותית לטיפול [סוג השירות] מחר ([תאריך]) בשעה [שעה]
🎯 חשוב להכנה:
• [הוראה 1]
• [הוראה 2]
• [הוראה 3]
📞 שאלות? התקשרו: [מספר טלפון]
📍 כתובת: [כתובת העסק]
נשמח לראות אותכם מחר!
[שם העסק]
דוגמאות הוראות הכנה לפי תחומים:
לקוסמטיקאיות: • הסירו איפור עיניים וקרם יום לפני ההגעה • הביאו משקפי שמש לאחר טיפול לייזר • הימנעו מקפאין שעתיים לפני הטיפול
למומחי לק ג'ל: • הסירו לק ג'ל קודם או הגיעו 15 דקות מוקדם להסרה • הימנעו מקרמי ידיים ביום הטיפול • הביאו כפפות לנהיגה אחרי הטיפול
למסאז'יסטים: • הימנעו מארוחה כבדה שעתיים לפני הטיפול • הגיעו עם בגדים נוחים וקלים להורדה • שתו מים רבים לפני ואחרי הטיפול
לפסיכולוגים: • הגיעו 10 דקות מוקדם לרגיעה לפני הפגישה • הכינו נושאים שתרצו לדון בהם • ודאו שהטלפון שלכם במצב שקט
למה זה עובד: מבטיח שהלקוח יגיע מוכן לטיפול, מה שחוסך זמן ומבטיח תוצאות מיטביות.
טמפלט #4: תזכורת חמה ואישית
מתי להשתמש: מתאים לעסקים שמשקיעים ביחס אישי וחם עם הלקוחות, כמו מטפלים, מאמנים אישיים או קוסמטיקאיות.
הטקסט:
[שם הלקוח] היקר/ה 💕
אני מתרגשת לפגוש אותך מחר ([תאריך]) בשעה [שעה] ל[סוג השירות]!
✨ הכנתי עבורך את כל הציוד המיוחד לטיפול והתאמתי את התפריט במיוחד בשבילך
🕐 אנא הגיעו בזמן - התור הבא מתחיל בשעה [שעה סיום + 15 דקות]
📍 מיקום: [כתובת העסק]
במידה ומשהו השתנה, אנא עדכנו בהקדם האפשרי: [מספר טלפון]
מחכה לראות אותך!
[שם] ❤️
למה זה עובד: יוצר חיבור אישי עם הלקוח ומראה שהשקעת בהכנות, מה שמפחית את הסיכוי לביטול.
דוגמאות התאמה לפי תחומים:
- לקוסמטיকאיות: "הכנתי עבורך את המוצרים המותאמים לסוג העור שלך"
- לספרים: "בחרתי עבורך את הצבע החדש שדיברנו עליו"
- למסאז'יסטים: "התאמתי את הטכניקה והשמנים למצב הגופני הנוכחי שלך"
- לפסיכולוגים: "הכנתי את המרחב הטיפולי והתאמתי את הסביבה לצרכיך"
טמפלט #5: תזכורת עם הטבה
מתי להשתמש: מתאים כאשר רוצים לעודד לקוח לבוא לתור ובו זמנית לקדם שירותים נוספים או מוצרים.
הטקסט:
שלום [שם הלקוח] 🌟
מחכים לך מחר ([תאריך]) בשעה [שעה] ל[סוג השירות]!
🎁 הפתעה מיוחדת: כל מי שמגיע לתור בזמן מקבל 15% הנחה על הטיפול הבא או על מוצרי הטיפוח שלנו
📍 כתובת: [כתובת העסק]
🅿️ חנייה בחינם מול העסק
לשאלות או לביטולים: [מספר טלפון]
נתראה מחר!
[שם העסק] 💄
למה זה עובד: ההטבה מעודדת הגעה בזמן ופותחת הזדמנות למכירה נוספת.
דוגמאות התאמה לפי תחומים:
- לקוסמטיקאיות: "15% הנחה על מוצרי טיפוח לבית או הטיפול הבא"
- לספרים: "תוספת פן חינם או 10% הנחה על התור הבא"
- למומחי לק ג'ל: "עיצוב נייל ארט בסיסי חינם או 15% הנחה על התחזוקה הבאה"
- למסאז'יסטים: "הארכת טיפול ב-15 דקות חינם או הנחה על חבילת טיפולים"
איך להתאים את הטמפלטים לעסק שלך
כל טמפלט הוא נקודת התחלה שאותה תוכל להתאים לצרכים הספציפיים שלך:
התאימו את הטון: אם העסק שלך יותר פורמלי, הסירו אמוג'י ושנו את הניסוח לרשמי יותר. אם הוא יותר צעיר ונינוח, תוכלו להוסיף אמוג'י ושפה יותר חברותית.
הוסיפו מידע ייחודי: כל עסק יש לו מאפיינים מיוחדים. תוכלו להוסיף מידע על חנייה, שעות פתיחה, או הוראות מיוחדות שרלוונטיות לשירות שלכם.
בדקו את האורך: SMS ארוך מדי יכול להיחתך או לא להיקרא עד הסוף. שמרו על הודעות תמציתיות אבל עם כל המידע החשוב.
Plannie עושה זאת בשבילכם אוטומטית
כל הטמפלטים האלה נהדרים להודעות מותאמות אישית, אבל מה אם תוכלו לחסוך לעצמכם לגמרי את הטרחה?
Plannie, אפליקציה לניהול תורים החכמה שלנו, שולחת אוטומטית תזכורות SMS ללקוחות שלכם:
- תזכורת מיידית כשהתור נקבע
- תזכורת נוספת ביום הטיפול או יום לפני (לפי בחירתכם)
- עדכונים אוטומטיים על שינויים או ביטולים
- אפשרות להתאמה אישית של נוסח ההודעות לפי התחום שלכם
לא רק זה – הלקוחות שלכם יכולים לקבוע תור בעצמם דרך האתר העסקי המותאם שלכם, מבלי שתצטרכו לענות על שיחות טלפון או להתכתב בווטסאפ כל היום. המערכת מתאימה באופן מושלם לאפליקציה לקוסמטיקאיות עם ניהול מדויק של טיפולים שונים, לאפליקציה לספרים עם מעקב אחר סוגי תספורות, ולאפליקציה לניהול תורים ללק ג'ל עם התחשבות בזמני ייבוש.
גם עבור אפליקציה לניהול תורים למסאז'יסטים המערכת מאפשרת הקצאת זמני התאוששות, ועבור אפליקציה לפסיכולוגים היא מספקת פתרון מאובטח ודיסקרטי עם זמני חיץ בין פגישות.
סיכום: תזכורות = פחות ביטולים, יותר רווחיות
תזכורות יעילות הן כלי פשוט שיכול לעשות הבדל גדול ברווחיות העסק שלך. הן מפחיתות ביטולי תורים, משפרות את חווית הלקוח ומראות מקצועיות.
השתמשו בטמפלטים שהכנו עבורכם, התאימו אותם לעסק שלכם, או עברו לפתרון אוטומטי מלא עם Plannie שיחסוך לכם את כל הטרחה.
מוכנים לשדרג את ניהול התורים שלכם? צרו את היומן הדיגיטלי שלכם ב-Plannie תוך 5 דקות – החודש הראשון עלינו!
רוצים עוד טיפים לניהול יעיל של העסק שלכם? עקבו אחרינו ברשתות החברתיות או הירשמו לניוזלטר שלנו לקבלת מדריכים ועצות מעשיות ישירות למייל.
יואב מוביל את Leap ו-Plannie – פלטפורמות חדשניות לניהול חכם של עסקים קטנים ובינוניים.
בזכות ניסיון משמעותי בעולם המוצר, הבנה טכנולוגית וניסיון מעשי בשטח, הוא מסייע לאלפי בעלי עסקים להגדיל הכנסות ולהגיע להצלחה עסקית.
